۷ ترفند برای ساخت امضای حرفه ای برای ایمیل

0
۷ ترفند برای ساخت امضای حرفه ای برای ایمیلReviewed by Newnarenji on Mar 24Rating: 5.0

هر کاربر حرفه ای باید نحوه نوشتن ایمیل های حرفه ای و در کلاس بالا را بیاموزد. ممکن است این کار کمی سخت باشد، آن هم با این همه کاربر بی ادب، خشن و حتی احمق، اما در هر صورت بهتر است همیشه ایمیل هایی مودبانه و در سطح شخصیت خود ارسال کنیم.
مقالات زیادی می توان پیرامون نحوه طراحی و ارسال ایمیل های حرفه ای نوشت، اما یکی از جنبه های این موضوع که کمتر مورد توجه قرار می گیرد، امضا یا همان Signature است که در انتهای تمامی ایمیل ها به صورت خودکار قرار می گیرد. بسیاری از کاربران حتی امضایی برای ایمیل هایشان طراحی نکرده اند، و آن هایی که این کار را انجام داده اند نیز احتمالا به جنبه های خاص و قابل توجهی فکر نکرده اند. علاوه بر این اگر شما نیز همچون برخی کاربران نسبت به ایمیل های خود حساسیت بالایی دارید، ثبت یک امضای همیشگی می تواند کمک شایانه به شما کند.
در ادامه به بررسی نکات و ترفند هایی پیرامون طراحی یک امضای حرفه ای برای ایمیل می پردازیم.
۱- استفاده از حائل مناسب
حائل چیست؟ در پاسخ باید بگوییم یک کارکتر خاص است که به خواننده می گوید چه زمانی چیزی تمام شده و چیز دیگری شروع شده است. به زبان ساده عبارت یا حرفی که می گوید “ایمیل من اینجا تمام شده و حالا امضای من شروع شده است. بیشتر کلاینت های ایمیلی قسمت امضا را در صورت شناسایی شدن از بدنه اصلی ایمیل جدا می کنند.
بدین منظور باید از یک حائل استفاده می کنند تا امضا توسط کلاینت ایمیل شناسایی شود. خوشبختانه در این زمینه یک استاندارد شناخته شده و همگانی وجود دارد که اکثر سرویس های ایمیلی از آن پیروی می کنند: دو خط تیره ساده با یک ایپیس ساده ( –).

ساخت امضاء ایمیل

ساخت امضاء ایمیل

۲- طراحی ساده
در زمینه امضای ایمیل ها، سیاست کم نویسی بهترین نتیجه را به همراه دارد. تنها المنت های اصلی و ضروری باید در امضا ذکر شوند، پس افزودن هر مورد اضافی و غیر ضروری، امضای شما را غیر حرفه ای می سازد. هرچه پیچیده و طولانی تر، احتمال خوانده شدن آن توسط دریافت کننده کمتر خواهد بود.
پس چه چیز هایی باید در آن ذکر شوند؟
• نام
• عنوان خاص
• کمپانی یا وب سایت
• شماره تلفن
• آدرس ایمیل
• و هر چیزی که فکر می کنید واقعا ضروری است
بسته به رشته و درجه نیز می توانید آدرس پستی خود را به امضا بیافزایید، اما ممکن است این کار کمی زیاده روی باشد. اگر هنوز از فکس استفاده می کنید، شماره آن را نیز به امضا بیافزایید. هم چیزی به جز موارد یاد شده غیر ضروری است.
اما سوال بزرگ در اینجا به وجود می آید: شبکه های اجتماعی چطور؟ اگر فکر می کنید باید حتما موارد یاد شده ذکر شوند، سعی کنید سیاست کم نویسی را در اینجا نیز رعایت کنید. سه نامزد اصلی در اینجا LinkedIn، فیس بوک و توییتر هستند. دو موردی که بیشتر استفاده می کنید را ذکر نمایید.
۳- کوتاه نویسی
اگر پیشنهاد ما برای ساده نگه داشتن امضا را اجرا کرده اید، پس سیاست کوتاه نگه داشتن آن نیز آنچنان سخت نیست. ممکن است گاهی اوقات با ذکر موارد ضروری نیز در نهایت یک امضای بزرگ تولید کنید. همه چیز را تا حد توان خلاصه کنید.
یک قانون در این زمینه: بهتر است امضای ایمیل درازا داشته باشد تا این که تعداد خط ها بیشتر شود. سعی کنید همه چیز را در حد چهار خط یا کمتر خلاصه و ثبت کنید. اگر از این مرز عبور کنید، احتمالا امضا برای دریافت کنندگان خسته کننده و طولانی می شود. یک قالب مناسب و متداول بین کاربران:
Name
Title at Company
me@email.com | Tel: (###) ###-#### | Fax: (###) ###-####
۴- از امضا های متعدد بهره ببرید
اگر سرویس ایمیل شما امکان افزودن چند امضا را در خود دارد، از این قابلیت نهایت استفاده را ببرید. به عنوان مثال می توانید یک امضای فصلی با تم نوروز مبارک طراحی کنید و یا اینکه برای مخاطبان مختلف – فامیل ها، مشتریان، همکاران و …) – امضای خاص ثبت نمایید.

ساخت امضاء ایمیل

ساخت امضاء ایمیل

یک نکته دیگر در این زمینه علاقه کاربران به متفاوت بودن امضایشان است. بهتر است امضای ایمیل شما آنچنان با سایر کاربران و استاندارد عمومی فرق نداشته باشد، بلکه بدنه محتوی ایمیل جایی است که می توان در آن مانورد داد. اگر بخش محتوی ایمیل شما کار خود را انجان داده باشد، مخاطب خودش به سراغ امضای شما می رود.
امضای شما تنها به یک دلیل طراحی و گنجانده می شود: برای اینکه مخاطب نحوه دسترسی به شما را بداند. پس آن را نامحسوس طراحی کنید. از رنگ های زننده و مختلف استفاده نکنید، فرمت خاص و بزرگی قرار ندهید و اشکال گرافیکی را به حداقل برسانید.
امیدواریم از موارد ذکر شده در مقاله نهایت بهره را برده باشید نظرات و سوالات خود پیرامون این موضوع را با ما به اشتراک بگذارید.

  makeuseof : منبع

نویسنده : پرهام مارزلو

newnarenji

محمد علی محبی هستم . علاقه مند به اخبار دنیای فناوری ... موسس سایت های 0912sim.ir و price-simcart.ir و newnarenji.ir

More Posts

اشتراک گذاری

یک نظر دهید

نوزده + هفت =

+ 31 = 38